EL BENDITO RETO DEL CORREO ELECTÓNICO

Gilbert Brenson Lazan [gbl@amauta1.com]

Nada en el mundo de hoy ha aumentado más nuestra eficiencia que el correo electrónico y los mensajes de texto, mientras reduce cada día más nuestra eficacia. Es una bendición tener el mundo en la palma de la mano en forma de Blackberry y fácilmente puede convertirse en un infierno de basura, pérdida de tiempo, malos entendidos y errores de interpretación. Sin las claves de tonos de voz y lenguaje corporal de la otra persona, presentes en la comunicación cara a cara, podemos perder grandes partes del significado del mensaje. Entonces ¿cómo podemos mejorar la eficacia de nuestros mensajes y, por ende, la calidad de nuestra comunicación?
Dr. James Manktelow de Mind Tools. Ltda. de Londres, usa un pequeño “checklist” que puede ser tan útil para Uds. como ha sido para mí. Según Manktelow, cada comunicación escrita debe cumplir las 7C:

CLARA: El objetivo de tu mensaje, lo que quiere comunicar, preguntar o pedir, debe ser claro para ti y para los que lo reciben.

CONCISA: Generalmente es mejor evitar frases y palabras innecesarias, “editoriales”, repeticiones o “dorar la píldora”.

CONCRETA: Cuando tu mensaje es concreto, tu audiencia tiene una imagen clara de lo que quieres, con detalles suficientes y un foco. Palabras abstractas aumentan la confusión.

CORRECTA: El mensaje contiene datos dignos de confianza cuadra con las necesidades y entendimientos del la(s) otra(s) persona(s).

COHERENTE: El mensaje es lógico, fluido y conectado con el tema principal.

COMPLETA: Contiene la información necesaria y pide una acción o expectativa específica.

CORTÉS: “Lo cortés no quita lo valiente”. La comunicación es transparente, honesta y sin sarcasmos u otra agresividad pasiva.

Finalmente, conviene recordar:

Las copias que mandas deben servir para adelantar el propósito del mensaje, no tu imagen o tu ego.

No escribe lo que no quieres que sea publicado en el Internet.

SESIONES DE SEGUIMIENTO

Las sesiones mensuales de seguimiento con reportes o pares pueden convertirse en una pérdida de tiempo o podemos hacer de ellas una oportunidad excepcional para la mejoría individual y colectiva. Los jefes que dedican el tiempo y energía necesarios para convertir la sesión de en una plataforma de mayor productividad y crecimiento, generalmente siguen los siguientes parámetros.

PLANEAR LA SESIÓN: Tomar unos minutos antes de la sesión para reflexionar sobre sus objetivos, puede convertirse en guía para co-crear una sesión flexible y orientada a las necesidades de cada persona, de la relación y del equipo de la sesión. Sin embargo, esta guía nunca debe convertirse en un guión encartonado y rígido o en un ritual sólo para cumplir con un requisito.

ENFOCARSE EN EL FUTURO: Conversar sobre los errores del pasado raras veces funciona tan bien como explorar cambios futuros orientados a cumplir mejor las metas.

CONCENTRAR EN LAS FORTALEZAS DEL OTRO: Igualmente, concentrar en las deficiencias y debilidades de la otra persona sólo engancha defensividad y genera baja auto-estima y confianza. Cuando concentras en las fortalezas y éxitos pasados de la persona, puedes usarlos como puntos de embarque en el proceso de mejoramiento.

COMUNICAR ALTAS EXPECTATIVAS: Presuponer, con su conversación, que la meta se va a cumplir y reforzar que la persona tiene la habilidad y los recursos para hacerlo, estimula la productividad de la sesión.

DESCRIBIR CLARAMENTE LO QUE QUIERES DEL OTRO: Las abstracciones y términos poco claros deben reemplazarse con una descripción precisa de lo esperado.

EXPRESAR UNA ACTITUD DE APRECIO: El reconocimiento y valoración del otro no es una “técnica”, sino una actitud que es percibido por los demás y estimula la productividad.

CO-CREAR LOS CAMBIOS: Tratar de cambiar el “ser” de otras personas es una mala inversión de energía, tiempo y dinero. Es más productivo negociar y acordar juntos cualquier modificación necesaria de comportamiento, el “hacer”.

PLANEAR EL AUTO-MONITOREO: En lugar de depender solamente de la próxima sesión de “one-on-one” para monitorear el progreso, es generalmente más productivo acordar un proceso de auto-monitoreo.

EL JARDINERO

Reflexiones para la vida con Patricia Hashuel.

Necesitaba un Jardinero para mi casa de fin de semana. Llamé a una agencia y me sorprendí cuando me mandaron un muchacho de quince años. Le expliqué lo que necesitaba de él y lo dejé trabajando. Al finalizar la jornada me sorprendió la calidad de su trabajo. Al retirarse me pidió en forma muy educada usar el teléfono. Accedí, pero mi curiosidad hizo que escuchara lo que él decía.

¿Necesita un jardinero, señora?
-Pero además de podar, también tiro la basura.
-Limpio y lubrico todas las herramientas después del servicio, dijo el muchacho.
-Programo el mantenimiento lo más rápido posible.
-Mi precio es de los mejores.
Bueno , está bien, otra vez será.
Cuando el muchacho colgó, le pregunté ¿no conseguiste ese trabajo? Y el me contestó:

No, yo soy el Jardinero de esa señora.
Solamente estaba chequeando que ella esté satisfecha con mis servicios.

¿Acaso siempre chequeamos nuestros servicios?
¿Es que nos damos cuenta que sea cual fuere nuestra actividad le tenemos que poner un poco de Marketing Personal?
¿Qué entendemos por esto?

Y aquí quiero hacer una diferencia entre lo que comúnmente se entiende por esta disciplina y lo que yo comprendo por ella.

Desde mi punto de vista tiene que ver con como me ofrezco y como me vendo a mi mismo (a). Y aquí entramos en un territorio peligroso ya que muchos profesionales creen que si le ponen marketing Personal a su profesión esto les quita seriedad.

“El secreto de mi éxito, está en pagar como si fuera pródigo. y venderme como si estuviera en quiebra”.

Henry Ford

LA ARROGANCIA, PECADO DE EJECUTIVOS

Por Rafael Ortega Ryberg
Principal Ltc, Korn/Ferry Internacional Colombia & Ecuador

En vez de asegurar el éxito, la arrogancia limita y aísla a quienes la aplican y desestima el talento de quienes la padecen. Un alto ejecutivo explica cómo reconocerla y manejarla.

A las personas arrogantes se les considera por lo general individuos distantes que prefieren sus propias ideas a las de los demás. Ser arrogante significa menospreciar a las personas y los aportes que hacen, y produce en ellas un sentimiento de inferiori­dad, rechazo y enojo. Los arrogantes piensan que tienen la respuesta única y correcta para todo, ignoran las opi­niones de los demás, y adoptan una actitud distante hacia las personas. Aunque no sea su intención, muchas veces lo que un individuo arrogante termina logrando precisamente con estos comportamientos, es quedarse solo y aislado.

El gran peligro de la arrogancia consiste en que puede convertirse en un factor que termine por bloquear o limitar el avance de la carrera de los ejecutivos. Una razón es que la gente arrogante usualmente no tiene una visión muy objetiva de la dimensión real de sus habilidades y fortalezas.

Sintiéndose cerca de la perfección, tarde o temprano terminan asumiendo algún reto que termina por superarlos. Por otra parte, un individuo arrogante crea mucho resentimiento en los demás y algunas personas siempre van a estar buscando oportunidades para devolver este favor, hasta que finalmente las encuentran.

Una manera de entender el impacto de este problema es a través de los comportamientos opuestos. Cuando la arrogancia no es un problema, la persona es accesible, escucha y valora las opiniones, comparte el éxito con los demás, y rara vez muestra la autoridad que proviene de su cargo, prefiriendo antes que todo liderar desde la influencia. Se conoce bien a sí misma, entiende bien cuales son sus fortalezas y limitaciones, y tiene bue­nas relaciones con los demás.

Una de las grandes dificultades para cambiar la arrogancia es la au­sencia de retroalimentación. La gente arrogante se valora demasiado. Así, es mucho más difícil obtener apoyo de los demás, puesto que si las per­sonas lo consideran arrogante, pro­bablemente ni siquiera se molesten en hacérselo saber, pues esperan de antemano no ser escuchadas.

Por esta razón, si a una persona se le conside­ra arrogante, su mejor opción para entenderlo es una evaluación de 360 grados, en la que los participantes puedan permanecer anónimos. Es posible que las evaluaciones de los demás sean peores de lo que deberían ser, puesto que al sentirse menospre­ciados por la persona arrogante, pro­bablemente intentarán desquitarse con ella en la evaluación.

La esencia del individuo arrogan­te se encuentra en sus respuestas, opi­niones y declaraciones. Se precipita en sus conclusiones, rechaza categó­ricamente lo que los demás dicen y puede llegar a utilizar palabras de­safiantes en un tono absolutista. En virtud de ello, las demás personas tienden a verlo como alguien cerrado y combativo que tiene la necesidad de ganar todas las discusiones. En realidad es posible que se trate de al­guien muy inteligente o que sea bastante experto en su campo, y que se encuentre trabajando con gente que tenga menos conocimientos y que no esté tan bien informada. Al final del día, las personas arrogantes pueden buscar que se les diga que son supe­riores, inteligentes y que tienen gran­des conocimientos.

Para cambiar la arrogancia se requiere de un cambio de actitud. Si queremos que las personas nos reafirmen en cuanto a la calidad de nuestro trabajo y nuestras capacida­des, es necesario ayudar a los demás a ser exitosos. En lugar de sentir­nos bien a cuenta de aquellos que no son nuestros iguales, deberíamos tratar de compararnos con personas que sin ser arrogantes cuentan con grandes habilidades y que hacen un excelente trabajo.

Es necesario dar a la gente la oportunidad de expresarse sin inte­rrupción hasta el final. Debemos es­tar en capacidad de hacer preguntas para asegurarnos que entendemos bien lo que nos están planteando. Escuchar a las personas significa que podemos repetir calmadamente la opinión que nos presentan, así no estemos de acuerdo. Hasta que no demostremos repetidamente que nos interesan los demás, que invitemos a las personas a hablar y a escucharlas con un interés genuino, especialmen­te a aquellos que se han sentido ofen­didos en el pasado, no lograremos mucho en estos esfuerzos.

FELICIDAD Y PROSPERIDAD

Aunque Cristo nazca mil o diez mil veces en Belén, de nada te valdrá si no nace por lo menos una vez en tú Corazón.

Ángelus Silesius

Aprende a ser como un espejo que escucha y refleja la energía. El universo mismo es el mejor ejemplo de un espejo que la naturaleza nos ha dado, porque el universo acepta sin condiciones nuestros pensamientos, nuestras emociones, nuestras palabras, nuestras acciones, y nos envía el reflejo de nuestra propia energía bajo la forma de las diferentes circunstancias que se presentan en nuestra vida. Aprende a ser como el universo, escuchando y reflejando la energía, sin emociones densas y sin prejuicios.

Habla simplemente cuando sea necesario. Piensa lo que vas a decir antes de expresarlo. Sé breve y preciso, ya que cada vez que dejas salir una palabra por la boca, dejas salir al mismo tiempo una parte de tu vitalidad. De esta manera aprenderás a desarrollar el arte de hablar sin perder energía. Nunca hagas promesas que no puedas cumplir. No te quejes y no utilices en tu vocabulario palabras que proyecten imágenes negativas porque se producirá alrededor de ti todo lo que has fabricado con tus palabras cargadas de tu propio aliento. Si no tienes nada bueno, verdadero y útil que decir, es mejor quedarse en silencio.

Si te identificas con el éxito, tendrás éxito. Si te identificas con el fracaso, tendrás fracasos. Así podemos observar que las circunstancias que vivimos son simplemente manifestaciones externas del contenido de nuestra habladuría interna.

Sé discreto, preserva tu vida íntima; de esta manera te liberas de la opinión de los otros y llevarás una vida tranquila volviéndote invisible, misterioso, indefinible e insondable como el Tao.

Felicidad en Navidad y Prosperidad en el Año Nuevo
les desea Nelson de J. Rueda R. y Consultores Asociados
Coaching Management Consultants S.A.

Traducción libre de un texto Taoista

Coaching Management Consultants SA. www.coachingmc.com